Document Management, un „ingredient esential” pentru institutiile financiar-bancare (I)

Poate functiona o institutie financiar-bancara fara o solutie integrata de Document management? Probabil ca da, insa, conform specialistilor, numarul si calitatea serviciilor oferite s-ar situa undeva la nivelul anilor ’50-’60. Ceea ce, la ora actuala, ar insemna un nivel de eficienta foarte scazut si dificultati in pastrarea clientilor si a atragerii altora noi.

Statistica spune ca 8% din documentele scrise se pierd, anual, din cauza erorilor de arhivare; ca un manager aloca un procent considerabil din timpul sau de lucru managementului documentelor si ca un angajat consuma, in medie, saptaminal, intre 3 si 5 ore cautind diverse informatii.

Daca ar fi sa aplicam toate aceste „verdicte statistice” in domeniul financiar-bancar, rezultatul ar fi o institutie de o ineficienta cronica, raportat la standardele actuale. Iar actualul context economic face ca eficientizarea la toate nivelurile sa fie o prioritate majora. Chiar daca impactul crizei mondiale nu este atit de profund in acesta verticala (in raport cu seismul suferit de institutiile financiar-bancare de peste Ocean), prioritatile sunt aceleasi: eficienta operationala, cost scazut al serviciilor, pastrarea marjelor de profit, un nivel superior al serviciilor oferite clientilor, in vederea fidelizarii acestora, si atragerea de noi clienti. Aspect extrem de delicat de altfel, daca e sa dam crezare studiului BMC Churn Index Survey (realizat in 2007 pe un esantion de 12.000 de europeni din 12 tari UE), conform caruia zona financiar-bancara inregistreaza cel mai mic grad de fidelitate in rindul clientilor.

Se poate si fara, dar… mai bine nu!

In atari conditii, ideea unei institutii financiar-bancare care sa functioneze fara o solutie de gestiune a documentelor (Document Management – DM) integrata cu restul sistemului informatic existent nu pare a fi una viabila.

„Desigur, bancile ar putea functiona fara o solutie de DM, dar probabil s-ar situa la nivelul anilor ’50-’60, pe vremea cind nu existau sisteme informatice si totul se realiza pe baza de registre dactilografiate sau scrise de mina. (…) Ganditi-va insa ce haos s-ar crea in lipsa unui sistem de DM: inconsistenta in datele clientilor, documente ce nu pot fi gasite, documente pierdute in arhive fizice, acces la informatie mult mai lent, timp indelungat de raspuns pentru diferite aprobari etc.”, sustine Catalin Iosif, director vinzari XOR IT Systems.

Un punct de vedere sustinut si de Alexandru Baciu, technology sales consultant Oracle Romania, dar argumentat din perspectiva tipului de informatie vehiculata: „Mai mult de 80% din informatia uzitata de un utilizator din mediul bancar este nestructurata (stocata in e-mail-uri, documente Word, imagini, formate multimedia etc.). Adaugand la acest lucru si faptul ca acest continut nestructurat creste cu o rata ce depaseste 200% pe an, putem incepe sa intelegem cat de importanta este o solutie DM pentru o organizatie si ce probleme reale de management creeaza lipsa ei.”

Exista insa si opinii care sustin ca o institutie financiar-bancara poate functiona fara o solutie de DM integrata cu restul aplicatiilor, insa nu foarte eficient: „Da, se poate si fara si nu este nicio unda de ironie in ceea ce spun. Suntem insa in momentul in care bancile si institutiile financiare au reusit sa implementeze aplicatiile «core», astfel incat acum sunt foarte interesate de controlul si eficientizarea fluxurilor de documente. Institutiile financiar-bancare cu care am lucrat pentru implementarea de astfel de solutii au fost cele cu care am construit business case-uri, iar beneficiile post-implementare au fost evidente. Odata dovedite aceste beneficii, managerii institutiilor respective isi pun intrebarea retorica: «Oare cum am putut functiona fara o astfel de solutie?», iar raspunsul il dau tot dumnealor: «Cu greu, cu costuri mari, cu o calitate a serviciilor ce lasa de dorit si chiar cu reducerea cotei de piata»”, sustine Adrian Paraschiv, sales manager Financial Services & Telecom Star Storage.

De ce este nevoie de o solutie de DM

„O banca functioneaza la fel ca orice societate comerciala, are nevoie de aprovizionare, de «birocratie» interna, distributie de informatii, atat intern, cat si cu subsidiarele, transmiterea si urmarirea sarcinilor, procese de recrutare, logistica interna, gestiunea si urmarirea proiectelor de dezvoltare etc. Managementul documentelor nu se refera numai la eficienta, productivitate si economisire a hartiei”, este de parere Alin Nita, director general FivePlus^® Solutions.

Potrivit lui Alexandru Baciu, Oracle Rominia, implementarea unei solutii de DM sau, si mai complet de Content Management, are, de regula, in spate decizia bancii de a adresa una dintre urmatoarele probleme de business si de organizare:

• Sisteme disparate care gestioneaza informatia de tip document sau continut digital si care fac regasirea acestora greoaie, ingreunind decizia in business, duplicind de multe ori continutul si facind-ul inutilizabil;
• Incapacitatea de a partaja aceasta informatie importanta catre intreaga organizatie;
• Lipsa unor mecanisme de securitate si control al accesului la aceasta informatie;
• Existenta documentelor ce contin informatii depasite si expirate si lipsa unor politici de arhivare si retentie a documentelor importante;
• Ineficienta in activitate si costurile ridicate provocate, in general, de cautarea manuala a informatiilor si, de asemenea, de nevoia de a tipari masiv documente si de a le livra in locatii cu raspindire geografica larga;
• Cresterea in numar si complexitate a reglementarilor legislative si a normelor bancare, nationale si europene.

„La fel ca orice alta organizatie, si institutiile financiar-bancare se supun unui set de reguli si nevoi, traduse in diverse procese de business, care functioneaza unitar pentru a adapta fluxurile de documente interne nevoilor clientilor, fie ca vorbim de clienti interni sau externi. Pentru a imbunatati eficienta operationala, institutiile respective sunt nevoite sa reduca costurile administrarii documentelor si continutului acestora, realizind acest lucru prin integrarea intr-o solutie electronica de management de documente”, argumenteaza si Theodor Dumbrava, BPS manager Xerox Romania si Republica Moldova.

Cerinte specifice

In opinia lui Adrian Paraschiv, Star Storage, principalele cerinte ale unui client vizavi de o solutie de DM sunt in directa legatura cu indicatorii financiari: „Cerintele deriva din obiectivele owner-ilor de proiecte, dar obiectivul principal ramine imbunatatirea indicatorilor financiari: profitul, ROI etc. Iar acest lucru se poate realiza prin solutii care sa aduca beneficii reale la nivel de competitivitate, eficienta operationala si reduceri de costuri. Din experienta noastra in selectii si, mai apoi, in implementari de astfel de solutii, putem spune ca se cauta acele tehnologii si solutii care au incorporate «leading practices», de la furnizori de prim rang, si se cauta acei parteneri locali care au experienta in implementare si pot fi un consultant de incredere in implementarea viziunii DMS/BPM.”